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Digitalisierung am Arbeitsplatz braucht einen klaren Plan

Digitalisierung am Ar­beits­platz er­for­dert ei­ne um­fas­sen­de Be­trach­tung des The­mas – von Tech­nik­aus­wahl über Pro­zess­op­ti­mie­rung bis zur Mit­ar­bei­ter­schu­lung. Ge­sprä­che mit Ex­per­ten sind des­halb bes­ser als tech­ni­sche Auf­rüs­tung nach dem Gieß­kannenprinzip.

Text: Frank Wier­cks


Inno­va­tions­freudi­ge oder tech­nikaffine Unternehmer, die Investi­tio­nen in dig­i­tale Tech­nolo­gien pla­nen, dürften sich durch solche Zahlen bestätigt fühlen: Für 92 Prozent der vom Dig­i­talver­band Bitkom befragten Beschäftigten ist die Dig­i­tal­isierung am Arbeit­splatz beziehungsweise im Beruf­sleben eine gute Sache. In der eige­nen beru­flichen Sit­u­a­tion betra­cht­en ins­ge­samt zwei Drit­tel der Befragten die Dig­i­tal­isierung eher als Chance denn als Risiko. Bei den unter 30-Jähri­gen sind es sog­ar 70 Prozent. Die ablehnende Hal­tung ihrer Mitar­beit­er kön­nen Fir­menchefs also nicht als Argu­ment anführen, wenn sie auf den Ein­satz mod­ern­er Tech­nolo­gien verzicht­en. Eher soll­ten sie sich die Frage stellen: Kann ich über­haupt noch Auszu­bildende für Tätigkeit­en in meinem Betrieb inter­essieren, wenn dort kaum Dig­i­tal­isierung am Arbeit­splatz stat­tfind­et? Sprengstoff birgt das The­ma vor allem für kleinere Unternehmen etwa in Handw­erk oder Han­del, denn sie hinken tech­nisch hin­ter­her. Dort läuft beispiel­sweise auf vie­len Rech­n­ern noch Win­dows 7, obwohl Microsoft den Sup­port des elf Jahre alten Betrieb­ssys­tems eingestellt hat.

Digitalisierung am Arbeitsplatz braucht ei­nen kla­ren Plan

Als attrak­tiv­er Arbeit­ge­ber gel­ten und Leis­tun­gen mith­il­fe dig­i­taler Tech­nolo­gien schnell, flex­i­bel, kostengün­stig sowie kun­de­nori­en­tiert erbrin­gen: Das sind gute Gründe für Fir­menchefs, sich der Dig­i­tal­isierung am Arbeit­splatz zu wid­men. Aber ger­ade kleinere Unternehmen und Mit­tel­ständler agieren oft zurück­hal­tend oder nicht wirk­lich zielführend. Eine Studie des Inter­net­di­en­stleis­ters 1&1 attestiert vie­len Klei­n­un­ternehmern eine „Zufrieden­heitsstarre“: Sie sehen zwar die Notwendigkeit der Dig­i­tal­isierung, treiben sie aber nur langsam voran. Andere Betriebe tun etwas, erre­ichen damit aber nicht automa­tisch das erwün­schte Ziel. Laut Gallup Engage­ment Index fühlt sich ein Drit­tel der Beschäftigten bei dem The­ma allein gelassen. Haup­tkri­tik: fehlende dig­i­tale Weit­er­bil­dung. „Es geht bei der dig­i­tal­en Trans­for­ma­tion nicht allein um Tools und neue Tech­nolo­gien, son­dern um die Verän­derung der Arbeit­skul­tur,“ erk­lärt Mar­co Nink von Gallup. „Das fängt bei den Mitar­beit­ern an.“ Unternehmer brauchen einen guten Plan, damit die Dig­i­tal­isierung am Arbeit­splatz funk­tion­iert. Dabei spie­len vier Aspek­te eine Rolle: inhaltliche Fokussierung, tech­nis­che Ausstat­tung, organ­isatorische Verbesserung, per­sön­lich­es Engage­ment.

Meistens be­ginnt Di­gi­ta­li­sierung am Arbeitsplatz im Büro

Inhaltliche Fokussierung: Viel hil­ft viel? Dieser Ansatz kann bei der Dig­i­tal­isierung am Arbeit­splatz in einem finanziellen Fiasko enden. Ins­beson­dere kleinere Betriebe soll­ten nur gezielt in dig­i­tale Tech­nolo­gien investieren, die erkennbare Vorteile ver­sprechen – und die Gießkanne vergessen. Meis­tens emp­fiehlt es sich, mit all­ge­mein­er Büroar­beit und intern­er Kom­mu­nika­tion zu begin­nen. Auch kaufmän­nis­che Prozesse und direk­te Kun­denkom­mu­nika­tion soll­ten rasch ein The­ma sein. Wichtig ist eine dif­feren­zierte Betra­ch­tung, wertvoll deshalb der Rat von Spezial­is­ten. Die interne Kom­mu­nika­tion etwa lässt sich the­o­retisch auch opti­mieren, indem E‑Mails sys­tem­a­tis­ch­er genutzt wer­den. Prak­tisch ist aber die Mei­n­ung eines Experten sin­nvoll, ob speziell zur inter­nen Zusam­me­nar­beit entwick­elte Col­lab­o­ra­tion Soft­ware nicht bess­er wäre. Ähn­lich sieht es bei Kun­den und kaufmän­nis­chen The­men aus. Die Erweiterung der Finanz­soft­ware durch eine CRM-Lösung mit Daten­bank kön­nte den Kon­takt zum Kun­den und das Erstellen maßgeschnei­dert­er Ange­bote erle­ichtern. Das ist bess­er, als Infor­ma­tio­nen für indi­vidu­elle Ange­bote in diversen alten Schreiben zu suchen. Tipps gibt der Steuer­ber­ater.

Standardisierung der tech­ni­schen Aus­stat­tung ist wichtig

Tech­nis­che Ausstat­tung: Sobald klar ist, bei welchen Auf­gaben die Dig­i­tal­isierung am Arbeit­splatz den größten Nutzen ver­spricht, ist die Tech­nik entsprechend anzu­passen. Das kann die Investi­tion in eine neue Soft­ware sein, aber auch die Anschaf­fung leis­tungs­fähiger­er Hard­ware. Wichtig in diesem Zusam­men­hang: In der Regel meint Dig­i­tal­isierung auch Stan­dar­d­isierung. Am besten soll­ten die Beschäftigten über­all mit ein­heitlich­er Hard- und Soft­ware arbeit­en kön­nen – falls nötig etwa am Schreibtisch ihrer Kol­le­gen. Das erle­ichtert die Bedi­enung, macht die Wartung kostengün­stiger und ver­hin­dert, dass beispiel­sweise ein Doku­ment sich nicht an jedem Com­put­er öff­nen lässt. Eben­falls wichtig ist die Frage der IT-Sicher­heit. Druck­er etwa soll­ten genau­so gut geschützt sein wie Rech­n­er – bei ein­er Ein­bindung ins WLAN unbe­d­ingt durch eigene starke Pass­worte. Zur Entschei­dung über die tech­nis­che Aus­rüs­tung gehört außer­dem, ob alle Mitar­beit­er ein Smart­phone mit bes­timmten Apps bekom­men. Interne Kom­mu­nika­tion und Pro­duk­tiv­ität kön­nten sich dadurch verbessern. Solche Über­legun­gen soll­ten aber zuerst mit dem Anwalt besprochen wer­den.

Auch organisa­to­ri­sche Ab­läu­fe müs­sen an­ge­passt werden

Organ­isatorische Verbesserung: Dig­i­tal­isierung am Arbeit­splatz ist weit mehr als eine tech­nis­che Frage. Viele Soft­ware-Lösun­gen kön­nen ihre voll­ständi­ge Wirkung erst dann ent­fal­ten, wenn die Prozesse im Unternehmen opti­miert sind. Manch­mal ergibt sich diese Opti­mierung aus dem Ein­satz der Soft­ware. Aber min­destens eben­so oft muss der Fir­menchef selb­st mit seinen Beschäftigten klären, welch­er Arbeitsablauf für den Betrieb am besten wäre. Der wird dann in die dig­i­tale Welt über­tra­gen. Wobei immer eine Maxime gilt: Analoge Arbeitss­chritte sind zu ver­mei­den. Nur durchgängige Dig­i­tal­isierung macht die Büroar­beit wirk­lich effizien­ter. Das bedeutet etwa, einge­hende Doku­mente kon­se­quent durch Ein­scan­nen zu dig­i­tal­isieren. Also ist zu prüfen, ob die tech­nis­che Ausstat­tung dies ermöglicht. Und – vor der ver­meintlich notwendi­gen Anschaf­fung eines Scan­ners – zu prüfen, ob nicht das Out­sourc­ing des Ein­scan­nens die beste Lösung wäre. Auch hier allerd­ings soll­ten Fir­menchefs vor Entschei­dun­gen exter­nen Rat ein­holen. Der Steuer­ber­ater weiß beispiel­sweise, wie kaufmän­nis­che Prozesse sich opti­mieren lassen. Der Anwalt prüft Verträge mit Dien­stleis­tern.

Hohes persönliches En­ga­ge­ment von Chef und Mitarbeitern

Per­sön­lich­es Engage­ment: Dig­i­tal­isierung am Arbeit­splatz ist ein wichtiges The­ma für Fir­menchefs, die es aber vor allem aus unternehmerisch­er Per­spek­tive betra­cht­en. Doch Mitar­beit­er wis­sen aus ihrer täglichen Erfahrung eben­falls, welche Prozesse sich verbessern lassen oder wo eine Soft­ware-Lösung nicht rundläuft. Deshalb soll­ten sie in solche Pro­jek­te einge­bun­den sein. Ist die Dig­i­tal­isierung am Arbeit­splatz dann Real­ität, brauchen Beschäftigte natür­lich Schu­lun­gen für neue Abläufe und Tech­nolo­gien. Wer nicht weiß, was er wie wom­it tun soll, kann keine guten Ergeb­nisse liefern. Das Resul­tat wären Frust und Ärg­er bei Chef wie Mitar­beit­er. „Wir brauchen kreative Men­schen, die aus Dat­en Infor­ma­tio­nen machen – und so neue Geschäftsmod­elle entwick­eln und Arbeit­sprozesse per­fek­tion­ieren“, so Andreas Boes, Direk­tor des Bay­erischen Forschungsin­sti­tuts für Dig­i­tale Trans­for­ma­tion. „Wir brauchen Beschäftigte, die neue, inno­v­a­tive Ideen haben.“ Das kön­nen viele Mitar­beit­er mith­il­fe dig­i­taler Tech­nolo­gien leis­ten. Aber nur, wenn ihr Chef sie mit­nimmt, indem er ihre Mei­n­ung erfragt, sie schult und sie motiviert.

Digitalisierung am Ar­beits­platz soll­te al­le Mit­ar­bei­ter erreichen

Das im Zusam­men­hang mit der Dig­i­tal­isierung am Arbeit­splatz wichtige The­ma Home-Office hat zwei Aspek­te. Manch­mal lässt sich das Arbeit­en von zu Hause erst durch den Ein­satz neuer Tech­nolo­gien ermöglichen. Betritt das Unternehmen mit der tech­nis­chen Aufrüs­tung also auch arbeit­sor­gan­isatorisches Neu­land, sind viele Aspek­te mit dem Anwalt zu klären. The­men wie Ver­sicherung im Home-Office, Klauseln im Arbeitsver­trag oder Arbeit­ser­fas­sung und ‑kon­trolle. Beste­ht die Erlaub­nis zum Home-Office schon länger, ist die dort genutzte tech­nis­che Ausstat­tung ana­log zur Dig­i­tal­isierung am Arbeit­splatz im Büro zu ergänzen. Son­st klappt es nicht mit der durchgängi­gen tech­nis­chen und organ­isatorischen Stan­dar­d­isierung, einem erk­lärten Ziel der meis­ten Pro­gramme zur Dig­i­tal­isierung. Dass dies immer mehr Unternehmer umfassend ver­ste­hen, bele­gen die Ergeb­nisse der DAT­EV-Studie „Dig­i­tale Prozesse im Handw­erk“: Jed­er fün­fte Betrieb set­zt auf kom­plett dig­i­tale Prozesse. Vor allem jün­gere Fir­menchefs mod­ernisieren die kaufmän­nis­che Abwick­lung umfassend.

Dig­i­tal­isierung am Arbeit­splatz ist aber keineswegs nur ein The­ma für Büroangestellte oder bei Investi­tio­nen in neue Pro­duk­tion­san­la­gen. Selb­st in den Fil­ialen klein­er Han­dels- oder Handw­erk­sun­ternehmen kön­nen die Mitar­beit­er davon prof­i­tieren, wenn der Chef entsprechende Lösun­gen intel­li­gent ein­set­zt. Vor­bildlich dafür ist die Dig­i­tal­isierung bei der Bäck­erei Huth. Ein ein­fach­es Beispiel für wirk­same Dig­i­tal­isierung am Arbeit­splatz: Bei Huth dient ein Team-Net­zw­erk namens „Team­book“ als Wis­sensplat­tform und zum Infor­ma­tion­saus­tausch, das etwa auch die Verkäuferin­nen am Tre­sen nutzen. Statt analoger Ord­ner ste­hen jet­zt Tablets in den Fil­ialen – die Kom­mu­nika­tion ist dadurch schneller und die Ver­wal­tung schlanker gewor­den.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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