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Telefonkonferenzen: weit entfernt und doch so nah

Mehr Flexibilität, besserer Informationsaustausch, weniger Reisekosten – für Teams mit Experten in verschiedenen Regionen sind Telefonkonferenzen optimal, solange alle Teilnehmer klare Spielregeln beachten und an die Abhörsicherheit gedacht wird.

Autor: Daniel Wolff


Kunden tre­f­fen, Kon­feren­zen besuchen, Koop­er­a­tionspart­ner auswählen – sog­ar Inhab­er klein­er Betriebe sind heutzu­tage öfter, länger sowie mit einem größeren Radius unter­wegs, um den Laden am Laufen zu hal­ten. Und auch ihre Beschäftigten: Einkäufer informieren sich bei Zulief­er­ern im Aus­land, Mon­teure arbeit­en tage­lang auf ent­fer­n­ten Baustellen, Maschi­nen­führer erhal­ten inten­sive Schu­lun­gen beim Her­steller. So bleibt leicht die Kom­mu­nika­tion im Team auf der Strecke und ohne diese interne Abstim­mung auch schnell ein wichtiges Pro­jekt.

Niko­laus Starzach­er kann das nicht passieren. Zwar ist der Grün­der der Dis­cov­er­gy GmbH viel unter­wegs, um seinen inno­v­a­tiv­en Stromzäh­ler zu ver­mark­ten. Der Smart Meter informiert die Nutzer auf einem Inter­net­por­tal über ihren Strombe­darf – sie haben so die Kon­trolle über Ver­brauch und Kosten. Aber auch auf Reisen küm­mert sich der Fir­menchef um den Aus­bau sein­er Dien­stleis­tun­gen, etwa in Form neuer Apps, mit denen Kun­den ihre Werte aufs Handy holen kön­nen. Dafür greifen der Unternehmer und in wech­sel­nder Beset­zung zwölf Mitar­beit­er an den Stan­dorten Aachen und Hei­del­berg zum Hör­er: „In Tele­fonkon­feren­zen brin­gen wir uns auf den neuesten Stand der Entwick­lung.“

Auch im Ver­bund­forschung­spro­jekt „Com­mu­ni­care“ koor­diniert Starzach­er die Arbeit ohne große Reisekosten. Alle 14 Tage erörtern cir­ca zehn Experten der acht Part­ner in zwei Telkos tech­nis­che und pro­jek­t­be­zo­gene Aspek­te der Frage, wie man über Dat­en zum Stromver­brauch her­aus­find­et, ob ältere Men­schen Hil­fe brauchen. „Es geht darum, sich ein Update zu geben, was seit dem let­zten Aus­tausch passiert ist“, so der Unternehmer.

Mit dieser Kom­mu­nika­tion­sstrate­gie liegt Dis­cov­er­gy im Trend. „Tele­fonkon­fer­en-zen wer­den immer wichtiger“, so Tomas Bohinc, Pro­jekt-Kom­pe­tenz-Betreuer der Stein­beis-Hochschule Berlin. „Das zeigt sich schon daran, dass die Zahl der Anbi­eter in dem Bere­ich in Deutsch­land auf gut 50 angewach­sen ist.“ Doch ihre Dien­ste brauchen Mit­tel­ständler nicht unbe­d­ingt: Bei über­schaubar­er Teil­nehmerzahl kön­nen Telkos vom Bürotele­fon aus ges­tartet wer­den, und viele hau­seigene TK-Anla­gen erlauben auch Kon­feren­zschal­tun­gen. Ist diese Tech­nik nicht ver­füg­bar, lässt sich eine Ein­wahlnum­mer mieten, die die Teil­nehmer zur vere­in­barten Zeit anrufen. In diesem Fall zahlt jed­er seine Leitung. Tele­fonkon­feren­zen lassen sich also je nach Anlass oder Teil­nehmerzahl unter­schiedlich auf­bauen – so flex­i­bel hand­habt das auch Dis­cov­er­gy, sagt Starzach­er: „Kleine Absprachen führen wir über die Mobil­funknet­ze, bei mehreren Teil­nehmern nutzen wir den kosten­losen Ser­vice eines befre­un­de­ten Unternehmens.“

An die Abhör­sicher­heit denken Nicht vergessen wer­den sollte das The­ma Abhör­sicher­heit. Seit dem NSA-Skan­dal ist klar, dass an Tele­fon- oder Videokon­feren­zen auch unge­betene Gäste teil­nehmen kön­nten. Wer nur ein paar Details ohne hohe Pro­jek­trel­e­vanz klären will, die bald ver­al­tet sind, mag mit ein­er ad hoc aufge­baut­en Kon­feren­zschal­tung zufrieden sein. Wer große Vorhaben im Detail besprechen und tech­nis­che oder kalku­la­torische Inter­na klären möchte, sollte aber die Infra­struk­tur eines Dien­stleis­ters buchen, der – etwa via TÜV-Zer­ti­fikat – einen hohen Sicher­heits­stan­dard nach­weist. Das kann Abhörver­suche zumin­d­est deut­lich erschw­eren. Oder er investiert – nach Beratung durch einen Experten – in einen eige­nen Serv­er für sichere Unternehmen­skom­mu­nika­tion, der zu seinen Bedürfnis­sen passt. Jedem Fir­menchef sollte klar sein: Offene Kon­feren­zsys­teme wie Skype oder Face­Time mögen prak­tisch sein, sie kön­nen aber keine Abhör­sicher­heit bieten.

Das Gespräch gut struk­turi­eren Pro­duk­tive Gespräche erfordern auch eine gute Pla­nung und klare Spiel­regeln, denn nur opti­mal vor­bere­it­ete Telkos brin­gen etwas. Am Anfang ste­ht ein Ter­min, der allen ohne Zeit­druck und Par­al­lel­be­las­tung passt. Der Mod­er­a­tor braucht Kon­tak­t­dat­en und Posi­tio­nen der Beteiligten, damit er sie vorstellen kann. „Bei unserem Forschung­spro­jekt leg­en wir eine Agen­da mit wichti­gen Punk­ten fest, damit die Teil­nehmer sich vor­bere­it­en kön­nen“, sagt Starzach­er zum Prozedere bei Dis­cov­er­gy. „Dann kommt jed­er der Rei­he nach zu Wort.“ Zu Beginn sollte vere­in­bart wer­den, wer das Ergeb­nis­pro­tokoll schreibt. Festzuhal­ten gel­ten vor allem konkrete Auf­gaben und Zeit­pläne, damit jed­er nach der Besprechung noch ein­mal schriftlich bekommt, was er bis wann zu tun hat.

Ganz wichtig ist der Mod­er­a­tor: Er erteilt das Wort, struk­turi­ert den Aus­tausch, gibt den Zeitrah­men vor. Und er achtet darauf, dass sich Neulinge auf die Beson­der­heit­en ein­er Telko ein­stellen. „Ger­ade uner­fahrene Teil­nehmer sagen etwa ihren Namen nicht deut­lich“, so Tomas Bohinc. „Schre­it­et der Mod­er­a­tor hier nicht sofort ein, bleiben sich Gesprächspart­ner fremd, da man später die Stim­men nicht mehr zuord­nen kann.“ Der Mod­er­a­tor sollte daher alle Teil­nehmer regelmäßig auf­fordern, aktiv zu wer­den. Und das noch aus einem anderen Grund: Wer sich wenig beteiligt, neigt dazu, neben­bei zu arbeit­en oder Mails zu schreiben – und Wichtiges zu ver­passen. Trotz­dem geht für Bohinc auch im Mit­tel­stand kein Weg an Tele­fonkon­feren­zen vor­bei: „Immer mehr Men­schen arbeit­en heute teil­weise in aller Welt ver­streut in virtuellen Teams – für sie sind Tele­fonkon­feren­zen die einzige Möglichkeit für eine effiziente Zusam­me­nar­beit.“

Checkliste

Das müssen Sie bei ein­er Tele­fonkon­ferenz beacht­en


Begrüßung: Der Mod­er­a­tor stellt alle Teil­nehmer laut und deut­lich mit Namen und Posi­tion vor.

Agen­da: Anschließend geht er kurz die auf der Tage­sor­d­nung ste­hen­den The­men durch, benen­nt den Pro­tokollführer und gibt, falls nötig, Hin­weise zu Spiel­regeln und Arbeitsweise.

Diskus­sion: Im Gespräch achtet der Mod­er­a­tor darauf, dass sach­liche Lösun­gen gesucht wer­den. Die Koop­er­a­tion fördert er, indem er jeden min­destens ein­mal zu Wort kom­men lässt. Die Teil­nehmer wiederum zeigen durch klare Antworten ihr Inter­esse an pro­duk­tiv­er Zusam­me­nar­beit.

Ergeb­nisse: Der Mod­er­a­tor oder ein dafür aus­gewählter Teil­nehmer fasst die Ergeb­nisse noch ein­mal trans­par­ent zusam­men, damit nicht nachträglich Ver­wirrung oder Wider­spruch entste­ht.

Ver­ab­schiedung: Bevor die Kon­ferenz been­det wird, ver­ab­schieden sich die Teil­nehmer deut­lich hör­bar, damit sie sich pos­i­tiv in Erin­nerung bleiben, was für die weit­ere Koop­er­a­tion wichtig ist.

Pro­tokoll: Jed­er Teil­nehmer erhält ein Pro­tokoll der Tele­fonkon­ferenz mit allen wesentlichen erar­beit­eten Inhal­ten als Ref­erenz.

Quelle: Tomas Bohinc: „Tele­fonkon­feren­zen erfol­gre­ich führen: Vor­bere­itung – Durch­führung – Nach­bere­itung“ (Linde Verlag/Wien, 2012)



Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 03/2014

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