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Kostenrechnung: absolut empfehlenswert

Die Märkte werden globaler, die Kalkulationsanforderungen höher. Das zwingt nicht nur international agierende Unternehmen zu lupenreinem Reporting. Zwei Finanzexperten erklären, warum sich der Einsatz einer Kostenrechnung lohnt.

Autor: Wolf­gang Bet­ten und Kathrin Fieder­ling


Mit ihrer „ber­gis­chen Kalku­la­tion“ ist die Carl Wal­ter Schraub­w­erkzeug-Fab­rik GmbH & Co. KG in Wup­per­tal eine lange Zeit ganz gut gefahren. Wenn am Ende etwas hän­gen blieb, waren Man­age­ment und Mitar­beit­er zufrieden. Diese Pi-mal-Dau­men-Meth­ode hat­te dur­chaus Sys­tem, denn bei einem Ange­bot von gut 13.000 Schrauben­schlüs­seln, Zan­gen, Hydraulik-werkzeu­gen, Prüfgeräten und Son­der­an­fer­ti­gun­gen ist es schw­er, kalku­la­torisch jed­erzeit den Überblick zu behal­ten. Mit selb­st gestrick­ten Excel-Lis­ten stieß Andreas Knopp hier rasch an Gren­zen. Deshalb ergriff der kaufmän­nis­che Leit­er im Jahr 2009 bei der Anschaf­fung ein­er neuen ERP-Lösung die Chance, das The­ma Kosten­rech­nung struk­turi­ert anzuge­hen. Als Erstes entwick­elte Knopp damals zusam­men mit seinem Steuer­ber­ater und DATEV ein Konzept mit ein­er zu dem Betrieb passenden Struk­tur: „Wir woll­ten auf ein­fachem Weg an all jene Dat­en kom­men, die für eine präzise Kalku­la­tion nötig sind.“ Von den Maschi­nen­planstun­den, den kalku­la­torischen Abschrei­bun­gen und Zin­sen sowie der Verteilung der Lohn- und Energiekosten bis hin zu den Maschi­nen- und Lohnkosten­sätzen wur­den alle Anforderun­gen berück­sichtigt.

Aus­sagekräftigere Zahlen. „Auf diese Weise haben wir mit dem Pro­jekt eine wirk­liche Kos­ten­trans­parenz geschaf­fen und kön­nen nun kor­rek­te Kalku­la­tion­s­größen ableit­en“, freut sich Knopp. „Die teil­weise verblüf­fend­en Erken­nt­nisse, welche Kosten auf ein­er Kosten­stelle tat­säch­lich verur­sacht
wer­den, haben uns manch­mal ziem­lich über­rascht.“ DATEV Kosten­rech­nung liefert bei der Carl Wal­ter Schraub­w­erkzeug-Fab­rik auf ein­fachem Weg die benötigten Auswer­tun­gen und Kenn­zahlen. Und zwar für jeden Nutzer die genau zu seinem Zweck passenden Details, betont Knopp: „Unsere Kau­fleute beispiel­sweise inter­essieren die Kosten für Ver­wal­tung und Ver­trieb.“ Außer­dem
erhal­ten sie auf Knopf­druck aus­sagekräftige Maschi­nen- oder Abteilungskosten­sätze. Inzwis­chen mag sich bei dem mit­tel­ständis­chen Unternehmen nie­mand mehr ein Arbeit­en ohne die Kosten­rech­nung vorstellen. Durch die Verzah­nung mit dem ERP-Sys­tem hat das Unternehmen einen struk­turi­erten Überblick über alle rel­e­van­ten Zahlen und kann auf dieser Basis strate­gis­che Entschei­dun­gen tre­f­fen. Der Wun­sch nach gut struk­turi­erten Zahlen brachte auch Edenred in München dazu, eine Kosten­rech­nung einzuführen. Der franzö­sis­che Mut­terkonz­ern des Anbi­eters von Moti­va­tion­slö­sun­gen in den Bere­ichen Per­son­al, Mar­ket­ing und Ver­trieb wollte ein regelmäßiges, zeitlich eng kalkuliertes Report­ing auf Basis des Konzern‑
kon­tenrah­mens.

Viel schnellere Prozesse. „Für das Report­ing haben wir Zahlen aus fünf Buch­hal­tun­gen manuell auf­bere­it­et, was aufwendig war und etwa fünf Tage dauerte“, sagt Agathe Sieverd­ing, Lei­t­erin der Finan­z­abteilung. „Uns war klar, an den Prozessen muss sich etwas ändern.“ Die Lösung: Erst wur­den die Buch­hal­tun­gen mit dem Steuer­ber­ater und DATEV auf Basis des neu kon­fig­uri­erten Konz­ernkon­tenrah­mens ver­schmolzen. Dann fol­gte nach dem vom Mut­terkonz­ern vor­liegen­den Schema die Konzep­tion des Report­ings in der DATEV Kosten­rech­nung. Jet­zt sind die Prozesse straf­fer und schneller. Der Aufwand zum Erstellen der Berichter­stat­tung reduzierte sich auf einen Tag. „Weil die KOST-BAB-Zeile die franzö­sis­che numerische Bericht­spo­si­tion und Beze­ich­nung zeigt, liefern uns die Zahlen eins zu eins den Wert für die finale Ver­sion“, lobt Sieverd­ing. „Bei dem engen Zeitko­r­ri­dor zum Erstellen des Reports ist DATEV Kosten­rech­nung mit seinen inte­gri­erten Prüfmech­a­nis­men und Export­funk­tio­nen eine wertvolle Hil­fe.“ Die Erstel­lung der Berichte ist ein­fach. Die Chefüber­sicht wird nach Excel exportiert. Die Werte wer­den in ein spezielles Excel-Sheet kopiert und sind danach mit den eigentlichen Report­ingta­bellen ver­linkt.

Direk­ter Zugriff auf Belege. Die Kosten­rech­nung liefert daneben weit­ere infor­ma­tive Auswer­tun­gen wie Kosten­nach­weise auf Einzel­buchungssatzebene bis hin zum Beleg. Die Kon­tensalden­liste zeigt die Kon­ten je Kosten­stelle, gliedert diese auf Knopf­druck nach dem Report­ingschema und dient damit zugle­ich als ein Kon­trol­linstru­ment für fehler­hafte Kon­tierun­gen. „Heute wird die Konz­ern­bi­lanz nach IFRS mith­il­fe ein­er indi­vidu­ellen BWA abge­bildet, in der zusät­zlich spezielle Konz­ernkenn­zahlen berech­net wer­den“, erläutert Sieverd­ing den Nutzen und die Möglichkeit des Erstel­lens indi­vidu­eller Auswer­tun­gen. „Aber am wichtig­sten ist uns der Zugriff auf die dig­i­tal­isierten Belege im Kosten­nach­weis, weil man nur so jeden einzel­nen Beleg analysieren und jeden Geschäftsvor­fall nachvol­lziehen kann.“ Ob die Lei­t­erin der Finan­z­abteilung bei Edenred in München auch anderen Unternehmen zur Ein­führung ein­er Kosten­rech­nung rät? Agathe Sieverd­ing sagt überzeugt: „Eine Kosten­rech­nung ist immer sin­nvoll und empfehlenswert, denn sie bildet die Grund­lage für Man­age­mententschei­dun­gen.“ Und die soll­ten nicht nur aus dem Bauch getrof­fen wer­den.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 01/2013

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